Règlement de la salle des fêtes

CONSEIL MUNICIPAL DU JEUDI 25 JUIN 2009

Réf : 2009/06/21
Réf : 2009/06/22
OBJET : Approbation du nouveau règlement et de la nouvelle tarification de la salle
des fêtes municipale, sise 13 place Pierre Sémard.

NOTE EXPLICATIVE DE SYNTHESE
Madame Sonia BRAU, Conseillère municipale déléguée à la Communication, informe le Conseil municipal que compte tenu des dysfonctionnements occasionnés par les utilisateurs de la salle des fêtes, il s’avère aujourd’hui nécessaire de modifier son système de location.

Actuellement, le locataire n’est pas suffisamment responsabilisé. Aucun système de caution n’est mis en place, ce qui conduit à constater des utilisations abusives. Pour pallier ces problèmes, la Ville souhaite mettre en place une caution financière préalable. Celle-ci permettra de dédommager la Commune en cas de dégradations des locaux ou du matériel, mais aussi en cas de non respect du règlement intérieur.

Les périodes de location doivent être elles aussi modifiées afin d’offrir un meilleur service aux locataires. En effet, la succession des occupations de la salle lors d’une même fin de semaine ne permet pas d’offrir un service de qualité constante à ses utilisateurs.

Il a été constaté qu’en comparaison des tarifs de location des communes aux alentours, et compte tenu de la surface et du matériel mis à disposition, une révision sur le montant des sommes demandées est aujourd’hui nécessaire afin de réduire le déficit lié à ce service. Cette révision des tarifs permettra d’amortir partiellement les travaux d’entretien, les frais de personnel ainsi que les investissements en matériel relatifs à ce service.

II appartient au Conseil municipal de se prononcer sur les modifications apportées au règlement d’utilisation de cet équipement.

---

CONSEIL MUNICIPAL DU JEUDI 25 JUIN 2009
Réf : 2009/06/22
OBJET : Approbation de la nouvelle tarification de la salle des fêtes municipale, sise 13 place Pierre Sémard.
PROJET DE DELIBERATION —————
Le Conseil Municipal,

Après avoir entendu son rapporteur et délibéré,

Vu l’article L.2121-29 du Code Général des Collectivités Territoriales,

Vu les délibérations n°2004/5-2/3 et n°2004/5-2/4 du 26 mai 2004, n°2004/12/10 du 15 décembre 2004, n° 2005/04/22 du 20 avril 2005, n°2005/11/15 du 21 novembre 2005, n°2006/11/17 du 23 novembre 2006, n°2007/11/03 du 29 novembre 2007.

Vu le nouveau projet de règlement d’utilisation de la salle des fêtes municipale sise 13 place Pierre Sémard à Saint-Cyr-l’Ecole,

Considérant qu’il est nécessaire de modifier la tarification de location de la salle des fêtes,

Décide d’approuver le nouvelle tarification de location de la salle des fêtes municipale sise 13 place Pierre Sémard à Saint-Cyr-l’Ecole à compter du 1er juillet 2009 :

Jour	Horaires	St-Cyriens	Extérieurs
du lundi midi au vendredi midi (activités non bruyantes et non salissantes : réunions, assemblées, etc	Lundi de 12h à 18h Lundi de 20h à 24h. Du mardi au jeudi de 8h à 18h. Du mardi au jeudi  de 20h à 24h. Vendredi de 8h à 12h.	Gratuit pour réunions d’associations. 200€ pour particuliers et syndics.	300€
Du vendredi soir au lundi matin  (activités non bruyantes le vendredi jusqu’à 21h)	vendredi de 16h au dimanche à 20h (activités bruyantes jusqu’à 2h, le samedi)	500 €	1100 €
Jours fériés de semaine	de 9 h à 24h	350€	700 €

Rappelle que la liste du matériel et du mobilier mis à disposition (une notice de chaque élément de cuisine sera mise à disposition dans la partie cuisine) est la suivante: 20 tables de 1,80 m
120 chaises
1 table de cuisson électrique
1 réfrigérateur
1 évier double bac
1 plan de travail

Précise que la salle des fêtes municipale pourra être utilisée gratuitement une fois par an par les associations locales énumérées ci-après : l’Amicale Laïque, l’Association des Commerçants et Artisans de Saint-Cyr (ACASC), l’Association Congolaise de Saint-Cyr (ACSC), la Luso Française, l’Union Française des Combattants (UFAC) et les sections représentées (ACPG-CATM, 2ème DB, AGMG-UNMARC, FNACA), l’Union Musicale de la Saint-Cyrienne et ses majorettes, le Bridge Club, le Comité des OOeuvres Sociales du personnel communal, la section locale de l’Union National des Personnes Agées (UNRPA), le Club du 3ème Age, l’Association OASIS, l’Association Génération 2000 et l’AFISC, cette faveur ne s’appliquant pas les 24 et 31 décembre, ces dates de réservation demeurant payantes.

---

Exemplaire à conserver par le demandeur
REGLEMENT D’UTILISATION

DE LA SALLE DES FÊTES

Sise 13 Place Pierre Sémard

78210 Saint- Cyr-L’Ecole
CHAPITRE I
CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION
Article 1 :    La salle des fêtes sera louée toute l’année :

aux particuliers résidant à Saint-Cyr-l’Ecole,
aux associations Saint-Cyriennes déclarées à la Préfecture et ayant leur siège social sur la commune,
au personnel communal,
aux syndics de copropriété.
Elle pourra être louée à des personnes résidant à l’extérieur de la commune dans la mesure où des créneaux de réservation seront disponibles.

Article 2:    Il est interdit de sous louer ou mettre à disposition cette salle à une autre personne ou entité quelconque.

Article 3: Pour les locations au weekend, la demande de réservation devra être faite auprès de la Direction    des    Relations    publiques    (tél:    01    30    14    82    59    ou    par    courriel : communication @,saintcyr78.fr), un mois au moins et un an au plus avant la date souhaitée.

Article 4 :
La salle des fêtes pourra être utilisée dans les créneaux suivants :

Jour	Créneaux Horaires
du lundi midi au vendredi midi (activités non bruyantes et non salissantes : réunions, assemblées, etc	Lundi de 12h à 18h Lundi de 20h à 24h.Du mardi au jeudi de 8h à 18h. Du mardi au jeudi  de 20h à 24h. Vendredi de 8h à 12h.
Du vendredi soir au lundi matin  (activités non bruyantes le vendredi jusqu’à 21h)	vendredi de 16h au dimanche à 20h(activités bruyantes jusqu’à 2h, le samedi)
Jours fériés de semaine	de 9 h à 24h

Article 5 : Le demandeur devra obligatoirement remplir une fiche de réservation. Il devra pouvoir justifier à cette occasion de son appartenance à l’une ou l’autre des catégories spécifiées tel qu’approuvé par l’Assemblée délibérante.

Article 6 :    La salle des fêtes sera louée à des conditions tarifaires fixées par délibération du Conseil Municipal.
Cependant, la salle des fêtes sera prêtée gratuitement aux associations locales pour les réunions liées à leurs activités du lundi au vendredi.
Le demandeur devra régler la totalité par carte bancaire, espèce ou chèque à l’ordre du régisseur de recettes desOeuvres Sociales Municipales à compter de la confirmation de la réservation et dans un délai d’une semaine. A défaut, la salle sera attribuée à un autre demandeur.
Toutefois, la salle des fêtes municipale pourra être utilisée gratuitement une fois par an par les associations locales désignées par l’Assemblée délibérante. Cette faveur ne s’applique pas les 24 et 31 décembre, ces dates de réservation demeurant payantes.
Article 7:    Un chèque de caution de 1000 euros sera exigé. Il devra être déposé dans un délai d’une semaine suite à la réception de l’attribution confirmée de la salle, signée par l’élu en charge.
Article 8:    Le demandeur devra contracter une police d’assurance responsabilité civile et en fournir une attestation à la Ville, à l’occasion de la location de cette salle.
Article 9 :    Le demandeur devra fournir un justificatif de domicile (facture EDF/GDF, ou quittance de loyer) ainsi qu’une attestation sur l’honneur d’être le locataire /utilisateur de la salle.
Article 10 : Si le demandeur était amené à annuler sa location, il devrait alors prévenir la Mairie dès que possible, par écrit, et au moins un mois à l’avance, s’il veut être remboursé selon le tarif cidessous :
désistement au plus tard 30 jours avant la date prévue : moitié de la somme versée
sous réserve que la salle ne soit pas louée entre temps. Dans ce cas, remboursement intégral.
désistement moins de 15 jours avant la date prévue : pas de remboursement.
CHAPITRE II
CONDITIONS D’UTILISATION DE LA SALLE DES FETES
Article 11 :    Du matériel et mobilier pourra être mis à disposition selon la liste énumérée par l’Assemblée délibérante.
Article 12 : Un état des lieux sera effectué avant et après l’utilisation de la salle avec le demandeur et un agent de la ville, durant lequel le demandeur devra se présenter en personne. Un agent de la municipalité est susceptible de passer lors de l’occupation de cette dernière afin de s’assurer du bon déroulement de l’événement.
En cas de défaut de présence du loueur ou de son représentant, au moment de l’état des lieux, l’agent en charge de ce dernier y procédera seul, sans contestation possible du loueur.
Article 13 :    Le nettoyage et la remise en état de la salle et des sanitaires sont à la charge du demandeur.
Le nettoyage devra se faire dans le temps d’utilisation demandé (le matériel nécessaire est mis à disposition).
Les poubelles et autres détritus devront être sortis et mis dans les conteneurs spécifiques (collecte sélective) situés à l’entrée du centre Sémard.
En cas de manquement à ces obligations, la Ville procédera à l’encaissement de tout ou partie de la caution, sur la base des tarifs fixés par l’Assemblée délibérante.
Article 14 : Si des dommages sont constatés lors de l’état des lieux sortant, un devis de réparation sera établi par la commune et les réparations seront à la charge du demandeur, répercutées sur la caution déposée au préalable. En cas de dégradations supérieures au montant de la caution, un titre de recette sera émis à l’encontre du loueur.
Article 15 :    La préparation de la salle est à la charge du demandeur. Il pourra faire appel à un prestataire, sous sa pleine et entière responsabilité.

Article 16 :    Il est absolument interdit, dans cette salle :
- de démonter, transformer du matériel ou du mobilier, d’y faire quelques travaux et inscriptions de n’importe quelle nature (pose de clous, vis, perçage, modifications d’installations électriques, collage d’affiches…). sous-louer la salle, ainsi que d’organiser des manifestations à but lucratif, sous peine de poursuite.
de fumer, conformément à la loi n° 76-616 du 9 juillet 1976 relative à la lutte contre le tabagisme, modifiée par la loi n° 91-32 du 10 janvier 1991 et au décret n° 92-478 du 29 mai 1992 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif (cendriers à l’extérieur du bâtiment).
de reproduire les clefs.
- d’y laisser pénétrer des animaux en application de l’arrêté municipal n° 2000/11/98 du 23 octobre 2000 interdisant l’accès des animaux dans les locaux ouverts au public.
- de masquer ou couvrir les lumières et autres sources de chaleur avec tout type de produits (décoration, etc).

Il est absolument interdit d’utiliser du gaz à l’intérieur de la salle et aux abords.

Il est autorisé d’installer des décorations festives démontables, sous réserve de procéder a leur enlèvement total.

Article 17 : Le nombre maximum de personnes pouvant être accueilli dans la Salle des Fêtes est de 180 personnes sur une configuration debout (cocktail) et de 120 personnes sur une configuration assise (repas).

Article 18 :    Les issues de secours devront toujours être dégagées.
Les utilisateurs devront veiller impérativement à respecter les places de stationnement matérialisées et, notamment, à ne pas stationner sur la place réservée aux personnes à mobilité réduite, les pelouses et sur l’accès réservé aux pompiers et aux services de secours.
La voie d’accès depuis la place Pierre Sémard jusqu’à la Salle des Fêtes devra rester impérativement et continuellement dégagée.

En cas de sinistre, l’évacuation se fera suivant les consignes de sécurité affichées dans
la salle.

Article 19 : Les utilisateurs devront respecter l’environnement extérieur tant sur les nuisances sonores (bruit, etc.), conformément aux dispositions de l’arrêté municipal en vigueur, relatif au bruit et autres matières relevant de la Police Municipale, que sur l’état de propreté de ce dernier.
CHAPITRE III
RESPONSABILITE

Article 20 : La ville décline toute responsabilité en cas d’accident. Le demandeur responsable devra être couvert par une assurance appropriée garantissant sa responsabilité civile à l’occasion de l’utilisation de la salle des fêtes.

Article 21 : Deux exemplaires du présent règlement, les consignes de sécurité, les arrêtés concernant les nuisances sonores et la présence d’animaux seront remis au demandeur responsable lors du dépôt de la demande de réservation. Un exemplaire du règlement devra être retourné signé lors de la réception des pièces justificatives nécessaires à la location. Il sera également affiché dans la salle des fêtes.
CHAPITRE IV
SANCTIONS ET DISPOSITIONS FINALES

Article 22:    En cas de non-respect du présent règlement, la ville de Saint-Cyr-L’Ecole se réserve le droit :
d’interdire toute nouvelle utilisation de l’équipement,
de percevoir le montant du préjudice constaté sur la caution versée au préalable et d’émettre un titre de recettes si ce montant était supérieur à la dite caution, d’engager des poursuites en cas d’utilisation malveillante de cette salle.

Article 23 :    Toute modification du présent règlement sera soumise à l’approbation préalable du Conseil Municipal.

Article 24 : En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher toute solution amiable. Tout contentieux devra être porté devant le Tribunal administratif de Versailles, s’agissant de dépendances du domaine public.

Signature du demandeur précédée de la mention    Fait à Saint-Cyr-L’ Ecole le, « Lu et approuvé, conditions générales de location précitées acceptées ».
Le Maire
Bernard DEBAIN

Fait à    , le